Adres:
91-473 Łódź, ul. Julianowska 12
tel/fax: +48 42 657 30 38
          +48 42 657 35 30
e-mail: biuroizby@oia.lodz.pl
Kalendarz wydarzeń

Informacja dotycząca przechowywana dokumentacji posiadanej przez podmioty gospodarcze prowadzące apteki


Informacja
dotycząca przechowywana dokumentacji posiadanej przez podmioty gospodarcze prowadzące apteki .

Wobec zakończenia kolejnego roku kalendarzowego – Biuro Izby pozwala sobie przedstawić informację dot. przechowywania posiadanej przez podmiot gospodarczy prowadzący aptekę – dokumentacji.

 

Szereg przepisów prawnych reguluje tryb postępowania dotyczący gromadzenia i przechowywania przez podmioty gospodarcze dokumentacji. Ze względu na ich mnogość i różnorodność wynikającą ze specyfiki działania podmiotów, niniejsze opracowanie omawia typowe, występujące nieomalże we wszystkich podmiotach prowadzących apteki ogólnodostępne – dokumenty i wskazuje ich okres przechowywania.

 

1.    akta dotyczące podmiotu : związane np. z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy – tzw. akta o wartości historycznej, przechowywane są w podmiocie / a po jego likwidacji przekazane do archiwum państwowego / - wieczyście.

2.    dokumentacja pracownicza :

a.    akta osobowe pracownika przez okres zatrudnienia u pracodawcy a po jego zakończeniu przez okres 50 lat (art. 51 u ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 217)

b.    listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, stanowiące podstawę wymiaru renty bądź emerytury – okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy  (ustawa z dnia 17.12.1998r. t.j. Dz.U z 2017r. poz. 1383  o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych)

3.    dokumentacja ZUS

a.    dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej/pracownika/i płatnika – okres przechowywania 5 lat. (ustawa jak w pkt 2 b)

b.    listy płac, karty wynagrodzeń – patrz pkt 2 b

c.    kopie dokumentów rozliczeniowych z ZUS okres przechowywania – 5 lat od daty ich przekazania do ZUS.

4.    dokumentacja podatkowa  - księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych (np.  rejestr VAT, rejestr środków trwałych)  i inne związane z nimi dokumenty  - okres przechowywania 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342 oraz ustawa z dnia 29.08.1997r. ordynacja podatkowa t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 201)
Należy jednak pamiętać, iż wyżej wskazany okres 5 letni może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego np. wydanie decyzji w sprawie wymiaru podatku (Podstawa prawna – ustawa o ordynacji podatkowej pkt 4)

5.    Dokumentacja rachunkowa: (art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994r.  o rachunkowości – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342)

a.    roczne zatwierdzone  sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu (przez czas istnienia podmiotu a następnie przekazane do archiwum)

b.    księgi rachunkowe – 5 lat

6.    recepty lekarskie oraz wystawiane na ich podstawie odpisy recept – 5 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym:

a.    nastąpiła refundacja w przypadku recept na leki refundowane, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywnościowego, wyroby medyczne;

b.    zostały zrealizowane – w przypadku innych recept.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia  z dnia 8 marca 2012r. w spr. recept lekarskich t.j. Dz.U. z 2016r. poz. 62 z późn. zm

7.    umowy na wydawanie refundowanych leków zawierane z NFZ – okres przechowywania przez czas obowiązywania umowy i następnie przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym umowa przestała obowiązywać.

 

Opracowała

Adw. Agnieszka Rychlicka